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怎么让领导知道自己工作量比较大?

领导觉得我一天没啥活,但事实是自己真的活很多,不是效率低的问题,就是量的问题。

161 个回答

我直接说方法论吧,是我个人的一些工作经验,可以参考一下。

这种情况背后其实反映出了两大问题:

  • 不懂汇报:干了 80 分的活,结果只展示了 30 分甚至更低。
  • 不懂拒绝:被持续安排了很多任务,但领导不知道这情况。

怎么办呢?先抛结论:学会汇报(向上反馈) +划分任务优先级。


01 学会汇报(向上反馈)

你心中有一团熊熊燃烧的火,就不要让路过的人只看到烟,雷锋做了好事还写日记呢,你为什么不把自己做的工作记下来,然后广而告之出去?

汇报工作要讲技巧

具体的技巧可从以下3个方面来说:

  • 汇报时机的把握
  • 汇报内容的选取
  • 汇报方法的掌握

1.汇报时机的把握

1%、50%和100%,这三个时机,通常是领导最想听汇报的时候。

1%法则:任务刚开始,这时候汇报是为了确认工作目标和执行措施无误,避免出现“工作一开始方向就不对,所有的执行都是白忙活”的情况。

50%法则:任务进行到一半,主动去给领导汇报,让领导时刻保持心中有数,对工作情况处于放心状态。

100%法则:任务完成,工作汇报必不可少。即使是很小一件事情,都应该件件有回应、事事有着落。

特殊情况的汇报:如若进展不顺利,需要及时进行反馈汇报。而不是拖着问题不解决,将问题搁置化,耽误工作进度。

2.汇报内容的选取

汇报工作不等于汇报“过程”,你不需要把所有的事情全都说一遍,证明你很忙,挑重要的讲:

  • 工作进度
  • 工作需求
  • 工作中遇到的瓶颈
  • 对于目前工作产生的新的建议想法
  • 工作业绩

工作进度:关于xx工作,目前我们的工作进度是____,已完成____,还未完成____,计划在____(日期)之前完成,您看可以吗?

工作需求:关于xx工作,目前我需要____,您看能不能帮我协调?

工作中遇到的瓶颈:关于xx工作,目前出现了一些意外情况,这个情况是____,我能想到的解决方案有____,您看怎么解决?

对于目前工作产生的新的建议想法:我对____方面,有了一些想法,产生这个想法的原因是____,我的想法是____,能够起到的作用是____,您看怎么样?

工作业绩:这个月的业绩目标是____,完成了____,离目标还有____,没有完成是因为____,这个问题以后将____这样解决。您看行不行?

3.汇报方法的掌握

职场人害怕跟领导汇报工作,大部分是心里没有足够的底气,准备工作没有做踏实。

采用一些可视化工具梳理汇报内容是一个很好的方法,前人都给你总结好了,直接拿来用就行:

1)可视化梳理,用“鱼骨图法”做汇报准备

日本管理大师石川馨先生曾发明“鱼骨图”,主要用于工作中可以快速地解决问题。这个方法同样适应于工作汇报的准备阶段。

汇报之前,先拿出一张白纸,竖着画一条直线,在直线的上端,也就是鱼头位置写上项目名称在直线的下端,即鱼尾的位置写上工作结论,学会尽可能用一句话去概括结论。

中间用抽丝剥茧的方式去做分析,区分清楚已完成与未完成的部分,是顺利推进还是遇到阻力,反复斟酌,紧抓重点,这样下来整个工作汇报的脉络就会非常清晰。

2)SMART管理,用“事件+数据+对比”汇报结果

在做完汇报准备后,重心就落在如何表述上,建议参照目标管理中的SMART原则去做汇报表述。

对于已完成的工作,则采用“事件+数据+对比”的方式汇报,会更具成效。

“数据”:是指将工作结果以数据的形式量化,制成可视化的数据图表。

也不用担心这种图表难做,直接套用模板,简单的拖拉拽,几分钟就可以完成一个丰富的数据图表,可参考这个模板:

可视化仪表盘

“对比”:汇报出彩的地方。当工作完成较好时,可以通过对比把工作成绩凸显出来,

注意:对比时需要谨记,通常只做自我的同比和环比,或与公司的竞争对手去比,不要跟部门同事对比,一是容易招来同事猜疑和反感,二是容易让领导觉得你好胜心过强。

3)换位思考去共情,突出可行性解决方案

在工作汇报中,最大的难点是工作开展遇阻或无法按期完成时,直白汇报有被痛批的可能,故意不报又有隐瞒的嫌疑,拿捏好汇报的尺度就显得尤为重要。

采用“描述+原因+解决方案”的汇报方式,是相对比较讨巧的。

  • 首先要学会客观地去描述存在的问题,直击主要矛盾
  • 进而剖析客观原因而非找借口
  • 最后尝试拿出解决问题的方案,至少是两个以上备选方案,哪怕其中有些方案会稍微逊色些

需要给领导做选择题而非问答题,即便是最后方案并没有得到采用,也证明我们是想积极地解决问题,而不是推卸责任。

02 划分任务优先级

在划分任务优先级之前,还有一步需要做:评估对现有任务的影响面

例如,领导给你布置一项新任务(在你既有任务之外的新增任务),可以这样回复:

好的,领导,如果要做这个事情的话,我手头上的 A、B 两个方案设计任务都需要延期 4 天,而这两个都会导致某某项目进度整体延后 5 天,您看这怎么安排合适?

当领导听到新承接任务,会对原有任务产生影响时,大概率会重新评估这次任务的时间和人选。

1.学会判断任务优先级

职场中每天手头的工作都很多。其中既有正在进行中的,也有被领导和同事临时甩过来的。因此需要按照重要程度紧急程度区分好每天要做的事情:

  • 重要性【重要vs.不重要 】
  • 紧迫性【紧急vs.不紧急】

根据这两个维度把事情划分出4个象限,再将待办事项相应放入这4个象限中。其中紧急而重要的事情一定是最有优先级、需要马上处理的!

??一个真实的提示:

给自己排布任务的时候,千万别把自己想成机器,随时都能平稳高效地工作。
人会有情绪、会疲劳、会有各种意外的状况发生,因此一定要给自己安排好休闲和放松的时间。

2.做日/周工作计划并经常回顾

将事情划分好重要程度后,制定个日/周工作计划,或者是正在进行的项目计划。

针对每一项工作或项目任务:详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事、有什么样的KPI等等……

这样方便定期回顾任务的状态,是待开始、进行中、延误还是取消。有利于自己针对不同情况采取下一步措施。

做任务/项目管理最好的工具就是甘特图,可以用Excel做,也可以用现成的模板,按照自己习惯来即可:

像我上面这个甘特图就是用的这个模板套出来的:甘特图-工作任务

注意:

制定工作计划的目的就是为了执行而不是为了做“面子工程”,制定计划后一定要落实。

当领导看到这份周报及甘特图时,其实就能了解到,你做了哪些任务。

并且,他也可以通过周报,了解你的工作量情况,如果发现任务偏多时,后续再分配任务,也会有意识地和你沟通你手头的任务情况。

以上,希望对你有所帮助,也可以将各位的经验分享在评论区,大家一起学习!

上周开会,直管领导给我们宣贯了个思想,很适合回答问题。活干不干得成是一回事,隔三差五去找领导,让他知道你在干啥。

一、绝大多数领导并不知道甚至不在乎下属的工作量

最近很遗憾地发现,很多工作是没有价值的,我们可能只是一颗棋子、甚至只是棋子上的一粒灰尘。领导给我们安排活,表面让我们做一件事,实际做不做得成并不重要,只是为了告知别人在做事;或者把我们派出去配合别人工作,并不是让我们干活,只是派出去应付了事。或者借着所谓的做事,把现有局面打乱,从而乱中取胜;除非直接干过这个工作、或者主要只管这块,否则领导很难直接看出你的工作量。只能通过结果、或者加班时间来评估。

做事的过程中,你会发现,有些人什么都没做,偏偏备受重视莫名其妙升职加薪;有些人好像很忙,但永远原地踏步,直到有一天核心价值被替代任凭公司摆布。

除非他做过这些事,或者一直在管这些事,否则绝大多数工作他是不会真正明白具体工作量的。

二、化解小技巧

1、积极汇报。保持在领导面前汇报工作的频次。领导安排工作时,主动反思听取领导指示;领导不安排工作的时候,也定期去汇报下最近的工作成绩和后续安排。比如我曾经见过一个同事,领导刚上任,他就准备好手头资料,多次主动汇报;日常发现风险,也是第一时间汇报。如果领导忙,他就等着,直达事情沟通完才下班。

2、熟悉领导的套路。也称准确揣摩领导心思。积极沟通最大的好处是可以衍变为有效沟通。便于熟悉领导的风格、准确揣摩领导的心思比如我们部门大领导刚上任,第一天开会就给我们推荐了他很中意的一个项目管理模板,下次我汇报的时候就专门参照这个模板修订了部门工作进展。

3、沟通过程中注意事项:

①领导前期给过的指示,一定要体现出来。这一招几乎屡试不爽,很多领导听汇报的时候,就看他说过的话有没有体现出来,他认为意思展现到位了,汇报就成功了一半。

②强调工作量。你可以不说,但是架不住周围都在说。这也是一种内卷吧。比如月度例会,听到最多的就是,“我们人手不够、这些活太多”。不管说这些话的人是否真的很忙,但他们营造出了这个氛围。所以,就算不吆喝,至少也要把自己的工作如实汇报,否则没有对比就没有伤害。

③突出成绩。如果专项汇报,一定要突出成绩;如果例行汇报,可以每次给领导制造出1-2个让他有记忆点的信息,要么是工作成绩、要么是风险、要么是需协调事项。不用太多,太多了会显得工作能力不足,完全没有又会显得工作没难度或者缺乏思考。总之,尺度自己把握。

具体干活可能难,在领导面前诉苦这还不简单。积极主动、死缠烂打,前期沟通得不多,可能不会准确把握领导的想法。多主动汇报、多表达你的思考理解,时间久了,领导的喜好你也掌握了,对症下药;你在领导眼中也下了积极主动、工作忙碌的印象,完美。


鸽鹰闯职场,永远走在修炼心态和提升自己的路上,棱角快被磨平,努力保持内心的小火苗!

领导给你布置了五项工作,你如果能把它变成十项,那么你的活儿看上去就多了。

那么,怎么把一项工作变成两项、甚至三项呢?

很简单,工作本身就是有很多步骤、很多模块的。比如,“填报表”看起来是一件事,但实际上包括了,数据的“下发、收集、统计、汇总、分析、列填、上报”等等。

而在这些具体的步骤和工作中,实际上会遇到各式各样的问题,而你完成这些具体的步骤、解决这些具体问题的过程,其实是视作为“单独做了一项工作”的。

看了以上这段,相信很多人都会说,我懂啊,我知道啊,但我怎么跟领导说呢,领导就知道我要填报表,他毫不关心什么步骤模块,怎么办呢?

所以,问题的关键变为:你要合理、恰当的向领导引导和表达。

表达什么呢?既然领导对你的某项工作并不关心,那么你所要表达的东西,就必须要适度引起他的兴趣,一定要“精彩、有趣、鲜活”。

是啊,就和我写文章一样,时刻都注意着要精彩、有趣、鲜活,哪怕你不是干我这行的,也让你也觉得可以读一读。

那么同理,跟领导汇报表达也是这个理由,不要以为是工作报告,就可以无比枯燥了,不行的——娱乐无处不在!

下面讲细节。

第一,你要把工作环节中的问题,以及解决方法的形式讲给领导听。

比如,“收集数据”,各单位各部门报给你的数据完全就是一坨屎,数据烂的没有底线、超乎想象。

而你、巧妙地设置了一张表格,限定了填报的格式,把填表说明设计得细之又细,让大部分人“没法儿填错”终于以较低的成本解决了这个问题。

就说这个。

你并不是要诉苦、也不是提要求,而是介绍工作过程,介绍解决问题的过程,话讲完,领导也没有什么压力。

但是,他却在潜移默化中记住了“数据收集”这项工作——“这项工作看来也没那么简单啊。而你,似乎也是动了脑筋的啊~”

第二,你要将工作具象化,用有趣的“新发现”,充分调动领导的情绪。

比如,“汇总分析”环节,如果只是泛泛地讨论汇总进度,汇总结果,领导当然不要听了,没有人要听的。

但你如果能够抓住一个点:例如某一个数据,它的数值在一定程度上出乎了你的意料,甚至能够说明一个潜在的问题。

那么,你就要尽可能地讲出前因后果,展开一番小小的分析,然后去和领导作交流。

我就经常这么干,愉快地和领导聊一些“不寻常”的数据。(其实也不会偏离很大,偏离大就出问题了对吧)

这个分析,并不是要做什么,但相对于平静无聊的汇总分析,它多少有那么些讨论价值,多少能解释一些问题。

善于发现工作中一些特殊的点吧,哪怕是工作过程中、哪个单位、哪个人、说了些什么不寻常的话,做了些什么不寻常的举动,事务发展有什么起伏,故事有没有峰回路转等等,都可以拿来一说。

如此一来,领导便会印象深刻,知道原来还有“汇总分析”这回事了,而且里面的花头还挺透的。

第三,你要专攻领导的“弱点”,他不喜欢什么、怕什么,你说什么。

这个观点我经常提到,每个人都有长处和短处,领导也不例外。

比如,我过去的领导,表达能力和文字能力爆表,你跟他讨论这两样东西,你永远掌握不了话语权,只有受他教育、或挨训的份儿。

因此,如果你把涉及表达和文字的工作拿出来说,领导肯定不屑一顾:“少废话、少叫苦、少啰嗦,这些都是你应该做的”。

但是,他也有弱点,他的短板就是对数字很不敏感,一算到数字就头疼。

于是,突破点就来了。

你不喜欢数字是吧,那就偏要有针对性的,将数据表格的设计、列填、公式计算等突出出来。再加上领导年纪大了,Excel又玩不溜。一听你的计算就头疼,但同时又会得你做这些填表计算工作特别不容易。

领导越逃避、越不想听,那我偏要逮着机会讲讲计算和操作的过程。当然,我不需要他真的做什么,只要他知道、记得有这回事儿就行了。而不是我一个人闷头完成,搞得“填报表”就简单得像三个字一样。

于是,暗暗的,领导就知道了表格运用和列填计算这件事了,而且都是他很烦心的事,是我在帮他完成。

图片

以上,就是把一件工作,拆成不同步骤环节、不同内容模块的工作,完成这一件事,其实是完成了几件事。

每开展、并完成一个步骤和模块,都要独立地和领导进行交流、汇报,并注意把握其中的要领,让领导不反感、还记得住。

于是乎,当你手头开展四五项工作的时候,就仿佛像在做十几件重要工作一样,经常在领导面前闪现,经常解决困难,事例生动活泼,难度又高又大。

领导也就觉得你很忙、很不容易了。

饱和式汇报,你听说过吗?

三小时干完的活,我能给领导汇报三天

ppt,动画,视频介绍,样品,图纸,调研报告

比干的项目本身复杂多了

干活只有一种结果,但是汇报就可以无限可能了

可能性1,可能性2,可能性3,可能性4排下去

干到一半再去汇报

干完了,再写总结和展望

不管是什么领导,一次就治改

我这个人吧,还比较懒

很多时候做ppt也嫌麻烦

经常是哪本名著或者是找个电影片段,先给大家看一下,最后借题发挥,在黑板上直接开始画思维导图

举个例子

先给大家放一部钢铁侠1

然后再谈钢铁侠为什么是钢铁侠

因为他从小有合适的平台啊

打败钢铁侠很简单,把他的工作室都消灭,他就是个屁,一个连泡妞都泡不好的屁

我们以每个孩子都需要一个平台为思路,去忽悠客户给孩子在家里做工作室

做好了,他就是未来的钢铁侠

然后balabalabala……

一个设计灵感,我能给领导讲三天

从此以后,我在公司天天玩手机,他们虽然嘲讽我走路要看路之外,就没别的事儿了……

最终流程不到领导那儿的活,能拖则拖。不能拖就记住:

别干太快!

别干太快!

别干太快!

我还是新人小白的时候,坚信“日事日毕不拖延”是一个好习惯,并知行合一地执行着。

有一个工作是处理业务部门提交的材料,简单复核后提交系统备案即可。

工作内容难度不大,数量较多,是在公司系统内完成,领导能看见系统内的待处理业务量,但不需要到他那处理(我复核完流程就结束了)。

但系统并不显示“已完成”的业务量,需要通过一个查询页面才能找到。

我隔一段时间集中处理一批,强迫症似地看到“待处理”数字降到个位数才松口气。

直到有天领导突然说:最近系统里业务不多嘛!

我瞬间明白了什么!

亲娘嘞,我不摸鱼见缝插针地干,高效率地完成任务,结果给领导呈现了一个工作量不大的现象。

亏到姥姥家了!妈的!

我又不能跟领导说:领导你看一下已完成的,这样这样搜,把时间勾选一下,把处理人勾选一下,然后等系统吭哧吭次跑批一下。

我觉得他并没有耐心去查一下看一下。而且显得他很蠢。

于是,我就消极对待,就让这些业务在待处理那里挂着攒着,攒成一个很大的、夸张的数字。流程前道同事来催,我就说:你看业务多着呢,正在处理。

催急了才处理一个。

后来,领导说最近业务量有点多,抓紧时间处理。

我说:是的领导,正在处理,但业务实在太多了!

领导:小张,你帮忙一起处理下!

好嘞,看到这里明白了吧!

有些垃圾活,干得太快了,吃亏的是自己!

别高估领导的耐心,其实他们特别喜欢简单明了地判断一个事儿,比如一个数字。

如果这个数字代表着一些工作量(事实并不是,但领导理解是就是),甭管咋干的,不能让它显得太小!